Guía del administrador · Ayuda de Vecinos

Para ti, presidenta o presidente de la mesa directiva, sin importar cuánta experiencia tengas con aplicaciones. No necesitas saber de tecnología para usar Vecinos — solo necesitas saber cómo funciona tu colonia, y eso ya lo sabes mejor que nadie.

Esta guía incluye lo que también necesita un residente; para el detalle de esas pantallas puedes ver la Guía del residente.

1. Tu cuenta de administrador

Tu cuenta no se crea sola: alguien de la plataforma te envía un enlace de invitación (por WhatsApp o correo) para tu colonia. Al abrirlo, eliges tu contraseña y quedas dentro como administrador de esa colonia — nada más.

Si más adelante necesitas que otra persona de la mesa directiva también tenga acceso de administrador, pídele a la plataforma que le envíe su propio enlace. Cada quien entra con su propia cuenta; nadie comparte contraseña con nadie.

2. Preparar la colonia

Todo lo de “administrar la colonia” vive en una sola sección: Administración (en la barra de abajo puede aparecer como Admin). Las pantallas de abajo están ahí dentro; algunas etiquetas pueden leerse un poco distinto en tu versión, pero la función es la misma.

Dar de alta las casas

Entra a Administración → Casas.
Agrega cada casa: su número (obligatorio) y el nombre de la familia si lo sabes (opcional).
Para cargar muchas de golpe, usa Importar casas y sigue el formato que te pide.

El número de casa es la referencia de todo (finanzas, registro, votos). Se puede cambiar después, pero solo tú puedes hacerlo.

Invitar a los vecinos

Entra a Administración → Vecinos.
Invita a cada residente por correo. Cada invitación es un enlace de un solo uso que deja a esa persona crear su cuenta y quedar ligada a su casa. Si el vecino ya tiene cuenta y es dueño de otra casa, ve Un vecino con más de una casa.
Si alguien no recibió el enlace o ya lo usó, reenvíalo desde la misma pantalla.

Un vecino con más de una casa

Hay vecinos que son dueños de dos casas. No les crees una segunda cuenta: una persona es una sola cuenta con varias casas.

Entra a Administración → Vecinos y elige la segunda casa.
Invítalo con el mismo correo que ya usa en la app. Con otro correo, la app lo toma por una persona nueva y no se ligan.
Mándale el enlace como siempre (WhatsApp o correo). Él abre el enlace, entra con su cuenta de siempre y toca Unirme a esa casa. La casa se suma a la que ya tenía; su rol no cambia (un administrador sigue siendo administrador, un vecino sigue siendo vecino).
Si el correo de su cuenta no coincide con el de la invitación, la app se lo dice y no cambia nada: invítalo de nuevo con el correo correcto.

Qué esperar después:

Cada casa cuenta aparte: su saldo, sus cargos y pagos, su registro y su representante. Una persona puede ser representante de una casa y simple miembro de otra.
Ocupa un lugar en el límite de miembros de cada casa.
En una encuesta formal vota cada casa por separado: una persona con dos casas emite dos votos, uno por casa. El quórum sigue contando casas, no personas.
Si lo quitas de una casa (Administración → Casas → la casa → Miembros), sale solo de esa casa; sigue en la otra.
En Administración → Casas, la actividad de un vecino con dos casas se suma a cada una. Por eso la suma de todas las casas puede ser mayor que el total real de publicaciones. Las publicaciones anónimas nunca se cuentan.
Si ese vecino se registró sin correo, esta forma de ligar la segunda casa todavía no le sirve; avísale a quien da el soporte técnico.

Registro de la colonia

El registro de visitantes y vehículos de toda la colonia está en Administración → Registro. Cada casa también administra el suyo desde “Mi Casa”.

La caseta

La caseta de vigilancia tiene su propia pantalla, Vigilancia, con las visitas esperadas hoy. Para saber a qué casa pertenece una placa o un código de pase, el administrador también puede usar Administración → Registro → Portón. Basta con la placa o el código, aunque se lea con una letra dudosa: se muestra la casa y la marca de «coincidencia aproximada».

Encontrar una casa, un vecino, un pase o un vehículo

Las listas de administración (Casas, Vecinos, Pases y Vehículos del Registro) tienen su caja de Buscar. Lo que escribes se queda en el enlace: si recargas o regresas, sigues en la misma búsqueda, y puedes mandarle el enlace a otro administrador.

Casas y vecinos: busca por número de casa, nombre de la familia o nombre del vecino, sin importar acentos ni orden de las palabras. Si casi no hay resultados, abajo aparece «Quizás buscabas:» con nombres parecidos (por si te comiste una letra o la escribiste distinto).
Pases: busca por el nombre del visitante, la placa o el código. Para la placa y el código, una O y un 0 cuentan como lo mismo, igual que en la caseta. Los botones Activos / Usados / Vencidos / Cancelados filtran por estado.
Vehículos: basta una parte de la placa («la que termina en 4821»). No se busca por marca ni por color.
Quitar filtros vuelve a mostrar todo. Si una lista se hace larga, Ver más sigue y, si falla, no pierdes lo que ya cargó.

3. El Muro: anonimato y moderación

Por qué el anonimato es real, no solo un botón

En el Muro, cualquier vecino puede publicar sin que se muestre su nombre. Esto es intencional: hay temas — un vecino ruidoso, un problema de seguridad — que la gente solo denuncia si no teme que la señalen.

Como administrador, tú puedes revelar la identidad de un autor anónimo, pero no en secreto y no a la ligera:

Queda un registro permanente de que lo hiciste y cuándo.
El autor de la publicación se entera de que su identidad fue revelada.
Es una acción deliberada, un botón aparte — nunca ves el nombre “por accidente” mientras moderas.

Úsalo solo cuando de verdad sea necesario (una amenaza, un problema legal, un conflicto que requiere saber quién es quién) — no para satisfacer curiosidad. La confianza de la colonia en el anonimato depende de que se use así.

Cómo revelar una identidad: abre la publicación anónima y usa la opción de revelar autor (está separada de las demás). Confirma. El autor recibirá el aviso.

Moderar una publicación

Si una publicación o un comentario rompe las reglas de convivencia:

Abre la publicación y elige moderar / ocultar.
Escribe la razón (es obligatoria).

El texto queda oculto, pero las respuestas y reacciones se conservan, y queda constancia de que fue una acción de moderación — no un borrado silencioso.

4. Finanzas

Las tareas de dinero se hacen desde Finanzas (la vista de administrador tiene más opciones que la del residente).

Registrar un cargo

En Finanzas, elige nuevo cargo.
Indica la casa, un concepto (por ejemplo “Cuota de mantenimiento — octubre 2026”), el monto y la fecha límite.
Guarda. La casa recibe un aviso automáticamente.

Para cobrarle lo mismo a todas las casas de una vez, usa la acción de cargo a todas las casas.

Cuotas recurrentes

Si una cuota se repite (mensual, trimestral, anual), crea una cuota recurrente: defines el monto, la periodicidad y a partir de cuándo, y la app genera el cargo cada ciclo sola. Cada casa se inscribe explícitamente a la cuota — no entra automáticamente — para que puedas dejar fuera a una casa recién llegada, en disputa o desocupada. Cambiar el monto de una cuota solo afecta a los cargos futuros; los ya emitidos no cambian.

Confirmar o rechazar un comprobante

Cuando un vecino envía un comprobante, te llega para revisar:

Abre el comprobante pendiente.
Confirmar: crea el pago y actualiza el saldo de la casa.
Rechazar: exige una razón; el comprobante sigue visible para el vecino con esa explicación.

Registrar un gasto de la colonia

En Finanzas, elige nuevo gasto.
Indica el concepto y el monto. Puedes adjuntar recibos o fotos ahora o agregarlos después — nunca son obligatorios al momento de crearlo.

Corregir con una reversión — por qué nunca “editas” un movimiento

A diferencia de una hoja de cálculo, en Vecinos ningún movimiento de dinero se edita ni se borra, ni siquiera por ti. Es una decisión de diseño: así nadie — ni tú, ni un vecino desconfiado, ni un futuro administrador — tiene que preguntarse si un saldo fue alterado después de los hechos.

Si registraste un cargo o un pago con un error:

Abre el movimiento equivocado.
Elige crear reversión.
Escribe la razón (obligatoria).

La reversión es un movimiento nuevo que cancela el efecto del original. Los dos quedan visibles, uno junto al otro, para siempre. El saldo de la colonia se puede reconstruir desde cero sumando cada movimiento, y siempre da el mismo resultado.

5. Ideas y encuestas formales — dos tipos de voto muy distintos

El tablero de Ideas es donde cualquier vecino propone algo y otros muestran su interés con un voto casual — uno por persona, y no obliga a nada. Tú decides cuándo mover una idea de “Propuesta” a “En discusión”, “Aprobada”, “En acción” o “Terminada” según lo que la mesa directiva resuelva.

Cómo mover una idea: abre la idea y elige el siguiente estado. Terminar una idea como “Rechazada” o “Terminada” te pide escribir una razón — una decisión sin razón explicada no es rendición de cuentas, solo es un punto final.

Una encuesta formal es diferente y mucho más seria: cada casa —no cada persona— emite un solo voto oficial, y el resultado solo cuenta si se alcanza el quórum mínimo de casas que tú definas. Si un vecino tiene dos casas, cada una vota por separado.

Cómo abrir una encuesta:

En Votaciones, elige nueva encuesta.
Escribe la pregunta y las opciones.
Define el quórum (mínimo de casas) y la fecha de cierre.
Publícala.

La encuesta cierra sola en su fecha — no hay que cerrarla a mano. Mientras está abierta, todos ven cuántas casas votaron, pero no qué opción gana; eso se revela al cerrar.

No conviertas una encuesta formal en un trámite habitual: úsala cuando la decisión efectivamente necesite ese peso (una obra, un gasto grande, un cambio de reglamento).

6. Anuncios y eventos

Desde Colonia (en la vista de administrador):

Publicar un anuncio: elige nuevo anuncio, escribe el mensaje. Puedes marcarlo como urgente para que llegue aunque sea en horario de silencio.
Crear un evento: elige nuevo evento, ponle fecha. Los vecinos podrán responder si asisten y el conteo se ajusta solo.

Un anuncio es un comunicado fijo con fecha; una vez publicado no se reescribe.

7. “Mi Casa” y el representante de casa

Cada residente tiene una sección Mi Casa que solo afecta a su casa: su resumen de saldo, el nombre y la foto de la familia, sus miembros, y su registro de visitantes y vehículos. Esto te quita trabajo de encima: no tienes que ser tú quien corrija el apellido de una familia o dé de alta al hijo que acaba de mudarse.

Editar esas secciones desde “Mi Casa” está reservado a un solo residente por casa: su representante. Es una barrera real, verificada en el servidor, con la misma lógica que distingue a un administrador pero limitada a una casa.

Una casa empieza sin representante. El primero lo designas tú, desde Administración → Casas → la casa en cuestión.
Una vez que hay representante, esa persona puede pasar el rol a otro miembro actual de su casa sin pedírtelo a ti.
Si quitas al representante como miembro de la casa, el rol queda vacío — no se transfiere solo; tienes que designar al siguiente.
El número de la casa nunca lo edita el representante — sigue siendo exclusivo del administrador.

8. Dónde pedir ayuda

Si algo no funciona como esperabas, o tienes dudas sobre cómo usar una función específica, contacta a quien te dio de alta en la plataforma — ellos pueden ver el estado de tu colonia y ayudarte directamente.